Với chức năng nhiệm vụ được giao Cục Y tế GTVT đã tham mưu cho Bộ GTVT và Bộ Y tế ra văn bản 1232/KCB - NV ngày 02/12/2009 chỉ đạo các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành tại Hà Nội: Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, Bệnh viện Hữu Nghị, Bệnh viện Việt Pháp, Bệnh viện E chuẩn bị 05 giường bệnh chất lượng cao và một tổ cấp cứu ngoại viện sẵn sàng đợi lệnh điều động của Bộ Y tế khi được yêu cầu.

Cục Y tế cũng đã chỉ đạo Bệnh viện GTVT TW bố trí Tổ cấp cứu thường trực tại chỗ với đầy đủ thuốc, trang thiết bị cấp cứu, xe cứu thương để phục vụ Hội nghị. Trong thời gian diễn ra các Hội nghị Tổ cấp cứu đã khám cấp cứu và điều trị cho hơn 30 lượt người là thành viên Ban Tổ chức Hội nghị, đại biểu trong nước và Quốc tế.

Kết thúc Hội nghị, Ban Tổ chức Hội nghị đã đánh giá cao vai trò của Cục Y tế GTVT trong chỉ đạo công tác thường trực cấp cứu phục vụ các Hội nghị.